數(shù)字檔案館建設(shè)指南

 數(shù)字檔案館建設(shè)指南

國家檔案局

○一○年六月

 

 

本指南由國家檔案局提出并歸口。

本指南起草單位:國家檔案局技術(shù)部、福建省檔案局、山東省檔案局、青島市檔案局。

本指南主要起草人:王良城、蔡學(xué)美、潘積仁、黃建峰、王憲東、郭玉東、馮劍波。

   本指南主要審查人:李和平、姜之茂、方昀、韓李敏、黃玉明、何伍愛、趙國俊。

  

 錄

 

1.總體要求...............................................................................1

 1.1概述..................................................................................1

1.2 建設(shè)原則與要求 ......................................................................1

1.3建設(shè)目標(biāo)..............................................................................2

1.4建設(shè)內(nèi)容..............................................................................3

1.5建設(shè)步驟..............................................................................4

 2.管理系統(tǒng)功能要求 .......................................................................6

2.1收集功能要求...........................................................................7

2.2管理功能要求...........................................................................8

2.3 保存功能要求 .........................................................................9

 2.3.1長久保存策略.........................................................................9

 2.3.2 存儲架構(gòu)選擇 ........ ..............................................................9

 2.4利用功能要求..........................................................................10

 3.應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)和服務(wù)平臺構(gòu)建.............................................................11

3.1運用系統(tǒng)開發(fā).........................................................................11

 3.2服務(wù)平臺建設(shè)..........................................................................12

 3.3軟硬件設(shè)備配置........................................................................14

 3.3.1系統(tǒng)軟件選擇........................................................................14

 3.3.2硬件設(shè)備配置........................................................................15

 4.數(shù)字檔案資源建設(shè).......................................................................16

 4.1電子文件接收..........................................................................17

 4.2檔案數(shù)字化............................................................................18

 4.3資源整理..............................................................................19

 4.4 建立數(shù)字檔案資源庫...................................................................20

 5.保障體系建設(shè)....................... ...................................................21

 5.1安金保障體系建設(shè)........... ..........................................................21

 5.2 標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系建設(shè).....................................................................23

 

 

 

 

 

 

 

 

數(shù)字檔案館建設(shè)指南

  

   1.總體要求

   1.1概述

數(shù)字檔案館是指各級各類檔案館為造應(yīng)信息社會日益增長的對檔案信息資源管理、利用需求,運用現(xiàn)代信息技術(shù)對數(shù)字檔案信息進行采集、加工、存儲、管理,并通過各種網(wǎng)絡(luò)平臺提供公共檔案信息服務(wù)和共享利用的檔案信息集成管理系統(tǒng)。

建設(shè)數(shù)字檔案館,有利于提高檔案館工作效率和現(xiàn)代化水平,有利于確保數(shù)字檔案永久存儲與安全保管,有利于促進公共檔案服務(wù)能力拓展和實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享。

建設(shè)數(shù)字檔案館,有利于促進國家信息資源總量增加、質(zhì)量提高和結(jié)構(gòu)優(yōu)化,有利于提高各級政府公共服務(wù)能力,有利于促進社會主義文化的發(fā)展繁榮,有利于滿足廣大人民群眾對現(xiàn)代信息服務(wù)的現(xiàn)實需求。

   數(shù)字檔案館建設(shè)是一項系統(tǒng)工程,需要經(jīng)過調(diào)研、立項、論證、軟件開發(fā)、平臺構(gòu)建、資源準(zhǔn)備、系統(tǒng)試運行、項目驗收、運行維護等諸多環(huán)節(jié);需要各業(yè)務(wù)部門、檔案管理部門以及其他相關(guān)單位的共同參與,是一項長期的工作任務(wù)。

   1.2建設(shè)原則與要求

數(shù)字檔案館建設(shè)應(yīng)當(dāng)遵照“統(tǒng)籌規(guī)劃、循序漸進,項目帶動、重點突破,需求導(dǎo)向、保證安全,合理適用、穩(wěn)步實施”的原則,積極推進,務(wù)求實效。

   統(tǒng)籌規(guī)劃、循序漸進。應(yīng)當(dāng)根據(jù)各級政府電子政務(wù)建設(shè)整體框架和基本要求,及時將數(shù)字檔案館建設(shè)與區(qū)域電子政務(wù)和信息化建設(shè)相銜接,綜合考慮自身信息化發(fā)展水平、技術(shù)力量、資源規(guī)模、基礎(chǔ)工作水平、資金投入等因素,確定總體布局和實施步驟。

項目帶動、重點突破。實施項目帶動戰(zhàn)略,支撐和帶動數(shù)字檔案館整體建設(shè)和發(fā)展。將數(shù)字檔案館建設(shè)分成若干子項目,以項目帶動數(shù)字檔案館建設(shè)及推進各項工作的開展,有利于獲得黨委政府和有關(guān)部門的重視和投入,有利于集中人力物力有針對性地重點解決數(shù)字檔案館建設(shè)中的核心問題。

   需求導(dǎo)向、保證安全。數(shù)字檔案館建設(shè)應(yīng)以需求為導(dǎo)向,著眼于黨政機關(guān)、社會公眾在線利用數(shù)字檔案信息資源的需求,推動檔案信息資源的共享。應(yīng)當(dāng)按照信息安全等級保護的要求,采取相應(yīng)的安全保障技術(shù)方法,配備必要的軟硬件設(shè)施,建立健全安全管理制度,完善災(zāi)難恢復(fù)服務(wù)機制,確保數(shù)字檔案館建設(shè)和運行的安全。

合理適用、穩(wěn)步實施。要重視前期調(diào)研,進行可行性研究,結(jié)合本部門業(yè)務(wù)工作實際,提出創(chuàng)新性高、應(yīng)用性強的功能需求,以確保系統(tǒng)開發(fā)和項目建設(shè)的合理性、適用性。在項目實施過程中,檔案部門的業(yè)務(wù)人員應(yīng)全程參與,及時研究和發(fā)現(xiàn)問題,糾正偏差。重大項目應(yīng)當(dāng)按照信息系統(tǒng)建設(shè)規(guī)范要求引入監(jiān)理機制,對項目質(zhì)量、進度、投資、安全等方面進行全程監(jiān)理。

1.3建設(shè)目標(biāo)

 數(shù)字檔案館建設(shè)的目標(biāo)是:緊緊依靠國家和當(dāng)?shù)匦畔⒒A(chǔ)設(shè)施建設(shè)環(huán)境,充分利用各種政務(wù)網(wǎng)平臺、公眾網(wǎng)平臺以及各類網(wǎng)絡(luò)資源,以先進的信息技術(shù)為手段,集成建設(shè)適應(yīng)本部門本單位一定時期內(nèi)數(shù)字檔案管理需要的網(wǎng)絡(luò)平臺,開發(fā)應(yīng)用符合功能要求的管理系統(tǒng),推動館藏檔案資源數(shù)字化、增量檔案電子化,逐步實現(xiàn)對數(shù)字檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)化管理以及分層次多渠道提供檔案信息資源利用和社會共享服務(wù)。

其中,數(shù)字檔案信息資源建設(shè)、提供檔案信息利用和社會共享服務(wù),是一項長期任務(wù),應(yīng)分階段推進,有步驟實現(xiàn)。

   1.4建設(shè)內(nèi)容

數(shù)字檔案館總體建設(shè)內(nèi)容主要包括:

1)按照數(shù)字檔案館基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)、主要技術(shù)路線與軟硬件配置基本要求,集成建設(shè)適應(yīng)館藏檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和今后一定時期內(nèi)數(shù)字檔案增長規(guī)模的數(shù)據(jù)管理、滿足數(shù)字檔案館各項管理與服務(wù)需求的基礎(chǔ)設(shè)施。

2)開發(fā)或應(yīng)用具備“收集、管理、存儲、利用”等功能要求的數(shù)字檔案管理系統(tǒng),實現(xiàn)檔案管理各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的自動化、網(wǎng)絡(luò)化。

   3)全面推進館藏數(shù)字檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫建設(shè),優(yōu)先建立館藏檔案的文件級目錄數(shù)據(jù)庫,逐步進行傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換,積極推進電子文件的接收和管理,建立各類數(shù)字檔案資源庫群。

   4)應(yīng)用先進技術(shù)和相關(guān)管理手段,保證數(shù)字檔案信息資源的可靠可信和長期可用,減少數(shù)字檔案對軟硬件的依賴性,從而使數(shù)字檔案具備傳統(tǒng)檔案所具有的原始性、憑證性和長期可讀性。

5)運用多種技術(shù)手段,針對不同利用對象,通過不同渠道,實現(xiàn)檔案信息資源分層共享,方便、快捷滿足各類用戶利用需求。

6)配套建設(shè)數(shù)字檔案館保障體系,確保數(shù)字檔案館系統(tǒng)安全和數(shù)字檔案信息安全。

1.5建設(shè)步驟

數(shù)字檔案館建設(shè)一般分項目規(guī)劃與立項、項目招投標(biāo)、項目實施、運行維護等幾個步驟進行。

1)項目規(guī)劃與立項

 根據(jù)社會信息化和檔案事業(yè)發(fā)展需要,研究提出數(shù)字檔案館建設(shè)項目。成立由檔案館主要領(lǐng)導(dǎo)、信息化人員、相關(guān)技術(shù)人員、檔案管理人員等參加的項目籌備小組,對本地區(qū)信息化現(xiàn)狀和國內(nèi)外數(shù)字檔案館建設(shè)現(xiàn)狀等,特別是各立檔單位產(chǎn)生電子文件狀況、黨委政府各部門和公眾對檔案利用需求情況進行充分調(diào)研,研究提出項目可行性報告,向當(dāng)?shù)刂鞴懿块T提出數(shù)字檔案館立項申請。在與相關(guān)主管部門充分溝通后,由主管部門組織專家對項目可行性報告進行論證。

2)項目招投標(biāo)

  項目經(jīng)立項批準(zhǔn)后,應(yīng)按照國家有關(guān)項目管理規(guī)定進行招標(biāo)或邀標(biāo)工作。充分征求檔案館各業(yè)務(wù)部門、相關(guān)專家的意見,對數(shù)字檔案館的功能需求進行細(xì)化,形成功能需求方案。功能需求方案應(yīng)既符合檔案管理的實際需要,又便于計算機編程人員理解,能夠在系統(tǒng)開發(fā)中實現(xiàn)。

3)項目實施

按照數(shù)字檔案館建設(shè)目標(biāo)、總體內(nèi)容和項目可行性研究報告立項批復(fù)的要求,制訂詳細(xì)的項目建設(shè)實施方案,明確項目建設(shè)的內(nèi)容、進度和時間安排,有計劃地推進系統(tǒng)開發(fā)與調(diào)試、軟硬件集成、項目試運行與驗收等項目實施工作。項目建設(shè)中應(yīng)當(dāng)加強項目監(jiān)理,確保項目建設(shè)的進度和質(zhì)量。

4)運行維護

項目驗收后,應(yīng)適時調(diào)整、明確數(shù)字檔案館各功能模塊的管理職責(zé),加強應(yīng)用培訓(xùn),建立數(shù)字檔案館業(yè)務(wù)工作與技術(shù)工作相互銜接、相互配合,以業(yè)務(wù)管理工作為主線、以技術(shù)保障工作為支撐的管理機制。要重視人才培養(yǎng),形成以檔案館人才自主管理為主體,社會外包服務(wù)保障為依托運行

與維護體系。

   2.管理系統(tǒng)功能要求

   數(shù)字檔案管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)具備“收集、管理、保存、利用”四項基本業(yè)務(wù)功能,以及用戶權(quán)限管理、系統(tǒng)日志管理、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、系統(tǒng)及其數(shù)據(jù)安全維護等功能。數(shù)字檔案管理系統(tǒng)還應(yīng)當(dāng)采取必要措施保證館藏數(shù)字檔案信息,特別是由電子文件歸檔形成的電子檔案信息的可靠和可用。數(shù)字檔案管理系統(tǒng)功能可以根據(jù)信息化發(fā)展和檔案管理的要求而有所側(cè)重并不斷拓展。

2.1收集功能要求

   系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)具備接收立檔單位產(chǎn)生的電子文件及其元數(shù)據(jù)、對傳統(tǒng)載體檔案進行數(shù)字化和采集重要數(shù)學(xué)信息資源等功能。

1)系統(tǒng)能夠根據(jù)相關(guān)要求接收立檔單位產(chǎn)生的各類電子文件及其元數(shù)據(jù),并在建立一整套接收機制基礎(chǔ)上,保證接收過程責(zé)權(quán)明確,杜絕安全隱患,從源頭上保證數(shù)字檔案的真實、完整、可用。

2)系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)提供選擇在線接收和脫機接收方式。

3)系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)能夠批量導(dǎo)入或?qū)С鰯?shù)據(jù),保證數(shù)據(jù)的可靠和可用。

4)系統(tǒng)應(yīng)能對在線或離線接收的檔案數(shù)據(jù)進行真實性、完整性、可用性驗證。

5)系統(tǒng)應(yīng)具備目錄數(shù)據(jù)和內(nèi)容數(shù)據(jù)等多種信息資源的采集功能。

2.2管理功能要求

系統(tǒng)能夠?qū)λ邮盏母黝悢?shù)字檔案信息進行整理、比對、分類、著錄、掛接、鑒定、檢索、統(tǒng)計等操作,使無序信息有序化,并實施有效控制。系統(tǒng)應(yīng)能:

1)按照設(shè)定的分類方案,將數(shù)字檔案信息存儲到系統(tǒng)中,或根據(jù)管理要求進行適當(dāng)調(diào)整。

2)過濾重份數(shù)據(jù)和重新分類、編號。

3)對檔案內(nèi)容進行抽取和添加元數(shù)據(jù)等操作。目前檔案管理都是基于目錄數(shù)據(jù)庫掛接方式來實現(xiàn),將來不排除使用新的扶術(shù)方法對數(shù)字檔案進行有效管理。

4)輔助人工完成檔案的開放鑒定工作。

   5)對檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)及其元數(shù)據(jù)等相關(guān)信息建立持久聯(lián)系,形成長期保存檔案數(shù)據(jù)包和利用數(shù)據(jù)包。

6)對檔案類型、數(shù)量大小等按照設(shè)定要求進行統(tǒng)計、顯示或打印輸出所需各類檔案信息。

7)輔助完成館藏實體檔案編目(著錄、標(biāo)引)、整理、出入庫房整理等工作。

(8)定制檔案業(yè)務(wù)流程或進行流程再造。

.3保存功能要求

系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)對數(shù)字檔案長久的安全保存,包括兩方面的要求,一是長久保存策略的確定;二是存儲架構(gòu)選擇。

   2.3.1長久保存策略

長久保存策略包括存儲格式的選擇,檢測、備份和遷移等技術(shù)方法的采用等。

1)應(yīng)當(dāng)選擇符合國家標(biāo)準(zhǔn)的格式,暫時未制定標(biāo)準(zhǔn)的,選擇開放格式或主流格式。

2)定期對載體及其軟硬件環(huán)境進行讀取、測試,發(fā)現(xiàn)問題,及時解決。

3)根據(jù)數(shù)據(jù)重要程度以及整理和利用的需要,選擇在線、近線、離線、異地、異質(zhì)和分級存儲等技術(shù)和方式。

 (4)計算機軟硬件以及技術(shù)或標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范發(fā)生重大變化或發(fā)生重大事件時,為了保證數(shù)字檔案信息可讀,應(yīng)采取遷移等手段對所存儲的數(shù)據(jù)進行技術(shù)處理。

   2.3.2存儲架構(gòu)選擇

   根據(jù)檔案數(shù)據(jù)量和管理目的不同而采用不同的存儲技術(shù)及其相關(guān)設(shè)備。安全性和穩(wěn)定性是選擇存儲設(shè)備的首要因素。在數(shù)字檔案館建設(shè)過程中,應(yīng)根據(jù)數(shù)字檔案館的數(shù)據(jù)量和利用并發(fā)用戶數(shù)的需求,以保證數(shù)字檔案館合理安全的存儲容量和較快的網(wǎng)絡(luò)傳輸速度,適當(dāng)選擇采用單一應(yīng)用平臺,配備數(shù)據(jù)庫服務(wù)器、文件存儲器、備份服務(wù)器、備份軟件等構(gòu)成的存儲服務(wù)平臺;以及采用SAN、NAS、DAS、IP-SAN 或其他形式的存儲技術(shù)方法。

2.4利用功能要求

數(shù)字檔案管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案信息的利用需求和網(wǎng)絡(luò)條件,分別通過公眾網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、局域網(wǎng)等建立利用窗口。系統(tǒng)應(yīng)能實現(xiàn)檔案查詢、資源發(fā)布、信息共享、開發(fā)利用、工作交流、統(tǒng)計分析等功能。系統(tǒng)應(yīng)當(dāng):

   1)能夠運用最新檢索技術(shù)方法滿足利用者在各種利用平臺對檔案數(shù)據(jù)進行快速、準(zhǔn)確、全面的利用查詢要求。

   2)能夠通過網(wǎng)絡(luò)平臺或特定載體發(fā)布檔案信息和信息資源共享。

   3)能夠輔助進行檔案信息智能編研、深度挖掘。

   4)能夠為檔案管理者和利用者提供在線交流平臺、遠(yuǎn)程指導(dǎo)、遠(yuǎn)程教育。

   5)能夠輔助開展數(shù)字檔案的增值服務(wù)。

   6)能夠進行檔案利用訪問量統(tǒng)計、分布分析、輿情分析等相關(guān)工作。

   7)能夠?qū)τ脩?、?shù)據(jù)項、功能組件進行利用權(quán)限的角色授權(quán)處理,能夠進行門類設(shè)置、結(jié)構(gòu)設(shè)定、字典定義等系統(tǒng)代碼維護工作。

3.應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)和服務(wù)平臺構(gòu)建

鼓勵各地區(qū)統(tǒng)一開發(fā)或購置成熟的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)軟件,減少重復(fù)開發(fā),降低應(yīng)用成木。

應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)應(yīng)當(dāng)遵循整體性、開放性、穩(wěn)定性等原則。鼓勵軟件開發(fā)公司應(yīng)用先進技術(shù)手段對“收集、管理、保存、利用”功能模塊或子系統(tǒng)進行專業(yè)深度擴展、創(chuàng)新開發(fā)。

1)整體性。系統(tǒng)應(yīng)考慮所配備和購置的軟硬件及其網(wǎng)絡(luò)平臺環(huán)境,選擇恰當(dāng)?shù)拈_發(fā)工具和技術(shù)路線,正確處理各子系統(tǒng)或模塊的關(guān)系,形成一個整體。

2)開放性。系統(tǒng)應(yīng)能夠隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和檔案管理的最新要求而具有兼容性和拓展性。

   3)穩(wěn)定性。系統(tǒng)開發(fā)應(yīng)采用先進、成熟、穩(wěn)定的技術(shù),保證系統(tǒng)的穩(wěn)定、可靠和安全。

   3.2服務(wù)平臺建設(shè)

數(shù)字檔案館網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)一般應(yīng)面向不同對象、立足現(xiàn)有不同網(wǎng)絡(luò),構(gòu)建三個服務(wù)平臺,并提供相應(yīng)層級數(shù)字檔案信息資源利用共享服務(wù)。

數(shù)字檔案館應(yīng)根據(jù)不同服務(wù)對象和不同檔案開發(fā)范圍建立相應(yīng)的服務(wù)平臺。一般主要包括:一是基于局域網(wǎng)面向檔案館工作人員和來館利用檔案人員的館內(nèi)檔案利用服務(wù)平臺;二是利用當(dāng)?shù)卣?wù)網(wǎng)建設(shè)的面向本級黨政機關(guān)各立檔單位的電子文件歸檔和檔案信息共享平臺;三是利用公眾網(wǎng)建設(shè)的面向廣大社會公眾和進行館際交流的公共檔案信息服務(wù)平臺。

   1)基于局域網(wǎng)的檔案服務(wù)平臺

局域網(wǎng)檔案服務(wù)平臺是數(shù)字檔案館建設(shè)的基礎(chǔ)平臺。局域網(wǎng)檔案服務(wù)平臺應(yīng)當(dāng)具備館藏數(shù)字檔案傳榆、交換、存儲、安全防護的功能,承擔(dān)檔案館“收集、管理、保存、利用”四項基本功能,滿足日常數(shù)字檔案館業(yè)務(wù)管理和提供利用服務(wù)的需耍。局域網(wǎng)通常還要承擔(dān)輔助檔案實體管理的功能。

2)基于政務(wù)網(wǎng)的檔案服務(wù)平臺

政務(wù)網(wǎng)檔案服務(wù)平臺是數(shù)字檔案館連接本級各黨政機關(guān)立檔單位的主干平臺。它依托本級政務(wù)網(wǎng),能夠接收各立檔單位電子文件,能夠為政務(wù)網(wǎng)用戶提供在線檔案查閱利用、檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)或其他檔案工作服務(wù),實現(xiàn)黨政機關(guān)的檔案信息資源共享和資政服務(wù)工作。

鼓勵具備條件的檔案館探索采用云計算等先進技術(shù)為各立檔單位提供軟件服務(wù)和存儲服務(wù)。

  3)基于公眾網(wǎng)的檔案服務(wù)

   公眾網(wǎng)檔案服務(wù)平臺,如公共檔案信息服務(wù)平臺,是檔案館實現(xiàn)公共檔案服務(wù)和檔案信息資源社會共享的有效途徑之一,它依托公眾網(wǎng),通過檔案網(wǎng)站建立滿足公眾查閱檔案需求的利用窗口,同時,采集具有重要保存價值的各類數(shù)字信息,進行資源整合,實現(xiàn)公眾檔案信息資源的社會最廣泛共享。該平臺還可采取必要的安全措施,實現(xiàn)館際檔案信息交流。

 檔案服務(wù)平臺建設(shè)當(dāng)前應(yīng)遵循的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范有:

1) GB50174-2008 電子信息系統(tǒng)機房設(shè)計規(guī)范;

2) GB/Z24294-2009 信息安全技術(shù)基于互聯(lián)網(wǎng)電子政務(wù)信息安全實施指南。

3.3軟硬件設(shè)備配置

3.3.1系統(tǒng)軟件選型

   數(shù)字檔案館系統(tǒng)軟件一般包括操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)等方面。

   操作系統(tǒng)的選擇要根據(jù)數(shù)字檔案館的規(guī)模和硬件配置等情況來選定。終端操作系統(tǒng)通常選擇使用與其軟硬件兼容,使用較為廣泛的操作系統(tǒng);服務(wù)器操作系統(tǒng)要綜合考慮任務(wù)量、并發(fā)用戶、安全性等因素選擇操作系統(tǒng)。

   數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)首先滿足數(shù)據(jù)存儲和管理的需求,并充分考慮技術(shù)和管理成本;其次應(yīng)注意操作系統(tǒng)和應(yīng)用軟件對數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的支持;再次要考慮其開放性和擴展性,為將來系統(tǒng)的升級、遷移免除后顧之憂。數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)必須考慮到穩(wěn)定性和高性能以及檔案資源的安全性,所以在選型之前一定要認(rèn)真規(guī)劃,周密地分析與考慮,所選擇數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)應(yīng)能支持當(dāng)前及可預(yù)見的將來采用的軟件,并充分考慮今后幾年數(shù)據(jù)量的要求。在前期規(guī)劃時,不僅需要決定使用的類型和版本,還需要規(guī)劃設(shè)計數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu);不僅需??紤]當(dāng)前存儲和管理的數(shù)據(jù)信息類型,還要考慮將要接收進館的數(shù)據(jù)信息類型。

   其他軟件配置。在數(shù)字檔案館系統(tǒng)運行中,除了操作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)之外,還需根據(jù)數(shù)據(jù)采集、管理、利用等方面需要,配置其他一些系統(tǒng)軟件和工具軟件,如數(shù)據(jù)倉庫、數(shù)據(jù)交換、OCK、格式轉(zhuǎn)換、非線性編輯、全大檢索等方面的軟件。

   3.3.2 硬件設(shè)備配置

數(shù)字檔案館系統(tǒng)硬件設(shè)施主要包括服務(wù)器、終端、網(wǎng)絡(luò)、存儲及其他配套設(shè)備。系統(tǒng)中每個獨立任務(wù)應(yīng)有相應(yīng)的服務(wù)器來承擔(dān)處理任務(wù)。服務(wù)器在信息系統(tǒng)中的重要性不同,可以分成主服務(wù)器和輔助服務(wù)器兩類。主服務(wù)器主要承擔(dān)信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)存儲和管理以及應(yīng)用系統(tǒng)的運行,主服務(wù)器的選配必須充分考慮系統(tǒng)性、安全性和高性能。輔助服務(wù)器包括輔助應(yīng)用服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)管理服務(wù)器、文件服務(wù)器等,承擔(dān)系統(tǒng)中非核心功能的處理任務(wù)。一個數(shù)字檔案館系統(tǒng)配備服務(wù)器的數(shù)量,取決于系統(tǒng)的實際功能,不必強調(diào)所有任務(wù)都有獨立的服務(wù)器,可根據(jù)財力、數(shù)據(jù)規(guī)模、用戶數(shù)量及其訪問量等,合理選定。

   網(wǎng)絡(luò)設(shè)備主要包括傳輸介質(zhì)、集線器、交換機、路由器、光電轉(zhuǎn)換等。雙絞線和光纖是最常用的傳輸介質(zhì),物理上分散的多臺計算機只有通過傳輸介質(zhì)才能連接在一起形成網(wǎng)絡(luò);集線器可以放大傳輸信號,主要用于小型網(wǎng);交換機是一種基于點對點發(fā)送數(shù)據(jù)的網(wǎng)絡(luò)連接設(shè)備,具有網(wǎng)絡(luò)流量控制等性能,是大型網(wǎng)絡(luò)組網(wǎng)的必需設(shè)備;要使網(wǎng)絡(luò)之間互連,則必須配備路由器;光電轉(zhuǎn)換設(shè)備是實現(xiàn)雙絞線和光纖兩種不同傳輸介質(zhì)的信號轉(zhuǎn)換的設(shè)備。

存儲設(shè)備主要包括磁盤、光盤、磁帶等。應(yīng)根據(jù)數(shù)字檔案館的存儲架構(gòu)而選擇存儲設(shè)備。

數(shù)字化設(shè)備包括掃描儀、數(shù)碼照相機、數(shù)碼攝像機、非線性編輯系統(tǒng)等。

終端設(shè)備包括輸入、輸出設(shè)備,通常是指獨立工作的計算機、打印機、復(fù)印機等。數(shù)字檔案館各項業(yè)務(wù)的開展必須依托這些設(shè)備,通過終端訪問網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用系統(tǒng),完成信息處理工作。一個數(shù)字檔案館終端設(shè)置應(yīng)考慮三種用戶,即社會用戶、檔案館工作人員、檔案館聘請的數(shù)據(jù)加工和處理人員。

4.數(shù)字檔案資源建設(shè)

數(shù)字檔案資源建設(shè)是數(shù)字檔案館建設(shè)的核心內(nèi)容,也是一項經(jīng)常性的業(yè)務(wù)工作。數(shù)字檔案資源建設(shè)包括電子文件接收、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換、資源整理加工、建立各類資源庫等內(nèi)容。

4.1電子文件接收

應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案接收范圍,建立電子文件接收進館制度和機制,配備必要的技術(shù)手段,從源頭上保證數(shù)字檔案信息的真實、完整、可用。

為了保證有價值的數(shù)字檔案資源接收進館,從數(shù)字檔案館建設(shè)開始,就應(yīng)按照數(shù)字檔案館功能要求,研究確定電子文件接收范圍、標(biāo)準(zhǔn)和方法。在范圍上,除了參照紙質(zhì)檔案接收要求,還應(yīng)針對電子文件多樣性、形象性的特點,接收反映重大事件、重要活動、重大變化的電子形式的記錄;在種類上,除了文本文件,還包括數(shù)碼照片、圖形圖像、多媒體、數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)頁等各種形式的電子文件。應(yīng)當(dāng)明確電子文件移交的方式和時限。移交方式可以是在線也可以離線移交,但不論何種移交方式,以安全、高效、準(zhǔn)確為原則。與紙質(zhì)文件對應(yīng)電子文件的移交和接收之前,應(yīng)要求和督促立檔單位建立正確無誤的對應(yīng)關(guān)系,并保證其內(nèi)容的一致性。應(yīng)當(dāng)加強對電子文件形成及其整理、歸檔、移交的監(jiān)督指導(dǎo),包括確定歸檔范圍規(guī)范、進行質(zhì)量檢查、開展技術(shù)服務(wù)等。

電子文件的接收與管理應(yīng)當(dāng)遵循以下標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范:

(1)GB/Tl 8894-2002 電子文件歸檔與管理規(guī)范;

(2) DA/T32-2005公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則;

 (3) DA/T46-20文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案;

 (4) DA/T47-2009版式電子文件長期保存格式需求;

 (5) DA/T48-2009基于XML的電子文件封裝規(guī)范。

 4.2檔案數(shù)字化

傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化是現(xiàn)階段數(shù)字檔案資源建設(shè)的一個重要途徑。檔案數(shù)字化工作是一項系統(tǒng)工程,涉及到檔案保管、保護、整理、鑒定、轉(zhuǎn)換、存儲、利用等多個環(huán)節(jié),應(yīng)當(dāng)統(tǒng)籌規(guī)劃,分步實施。應(yīng)當(dāng)通過數(shù)字化工作,對館藏檔案進行全面的梳理。要高度重視檔案整理、鑒定、保護等基礎(chǔ)工作,為數(shù)字化工作提供高質(zhì)量的來源。如果對館藏檔案無法一次性全面數(shù)字化,可以按照特殊載體優(yōu)先、重要程度優(yōu)先、共享性強優(yōu)先等原則分步實施。

數(shù)字化加工一般采取自主加工和委托加工兩種方式進行。自主加工是檔案館自行配備數(shù)字化加工設(shè)備,自行組織人力開展數(shù)字化加工。這一模式適用于少量重要、核心檔案的數(shù)字化加工。委托加工是將應(yīng)數(shù)字化的檔案,委托專業(yè)公司實施加工。這一模式效率相對較高,投資相對節(jié)省,普遍適用于各類檔案的數(shù)字化加工。檔案館所委托加工的公司必須是具有相關(guān)保密資質(zhì)的專業(yè)公司。

   檔案數(shù)字化工作之前應(yīng)遵循的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范有:

 (1) DA/T31.2005 紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范;

 (2)DA/T43-2009縮微膠片數(shù)字化技術(shù)規(guī)范。

4.3資源整理

在對信息資源進行有序、有效管理之前,必須進行整理,包括分類、價值鑒定、開放審查等。應(yīng)當(dāng)將數(shù)字檔案信息進行有序排列,當(dāng)前國家尚未制訂針對數(shù)字檔案信息分類的規(guī)則,在數(shù)字檔案館建設(shè)中,可以參照傳統(tǒng)載體檔案的分類、排序方式,結(jié)合數(shù)字檔案信息的特點,確定數(shù)字檔案信息的合理分類方案,實現(xiàn)對數(shù)字檔案信息的有效控制。

電子文件或數(shù)字化檔案信息發(fā)布利用之前,必須進行開放利用的鑒定工作,并通過技術(shù)檢查,譬如清晰度、準(zhǔn)確性、完整性,以便讓利用者有效檢索、閱讀和理解數(shù)字檔案信思。

   檔案信息網(wǎng)上提供利用,要根據(jù)數(shù)字檔案不同網(wǎng)絡(luò)的傳播范圍、用戶范圍、使用方式等進行處理。對涉及國家秘密、知識產(chǎn)權(quán)或個人隱私及其他敏感信息的檔案利用,應(yīng)當(dāng)按照國家法律法規(guī)要求,進行劃控處理。涉密信息只能在涉密網(wǎng)發(fā)布;內(nèi)部信息只能在內(nèi)網(wǎng)(包括政務(wù)網(wǎng)和檔案館局域網(wǎng)等)使用;開放信息可以在公眾網(wǎng)發(fā)布。開放鑒定是數(shù)字檔案館建設(shè)的重要工作內(nèi)容之一。

   4.4建立數(shù)字檔案資源庫

   運用計算機及其相關(guān)技術(shù)設(shè)備管理數(shù)字檔案信息,當(dāng)前一般采取數(shù)據(jù)庫技術(shù)方法進行。檔案資源庫一般包括目錄數(shù)據(jù)庫或元數(shù)據(jù)庫、內(nèi)容數(shù)據(jù)集等。

目錄數(shù)據(jù)庫是數(shù)字檔案資源管理的基礎(chǔ),它是將反映數(shù)字檔案特征的規(guī)范數(shù)據(jù),依照一定的字段要求存入計算機中,通過系統(tǒng)的排序等處理,形成由計算機檢索的目錄數(shù)據(jù)體系。目錄數(shù)據(jù)庫建立的方式主要有兩種基本途徑,一是通過傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化采集的檔案目錄數(shù)據(jù)庫,一般是通過人工錄入建庫方式建立;二是通過接收電子文件方式形成的數(shù)字檔案,一般通過檔案管理系統(tǒng)自動采集生成或從數(shù)字檔案元數(shù)據(jù)庫中提取而形成,經(jīng)過數(shù)據(jù)整理規(guī)范審核與補充完善后建立。

保存數(shù)字檔案元數(shù)據(jù)是保證數(shù)字檔案可靠和可用的一項重措施。元數(shù)據(jù)庫建設(shè)按照數(shù)字檔案元數(shù)據(jù)采集規(guī)范要求建立。元數(shù)據(jù)采集方式主要是通過對電子文件或數(shù)字檔案的背景、結(jié)構(gòu)和管理過程信息進行自動生成和適當(dāng)人工添加而形成。

   內(nèi)容數(shù)據(jù)集是數(shù)字檔案資源建設(shè)的主體,它是通過數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)倉庫等技術(shù)方法將檔案全文按照一定的分類、排序方式排列形成的集合。內(nèi)容數(shù)據(jù)一般通過與目錄數(shù)據(jù)掛接方式實施有效管理,隨著信息技術(shù),特別是檢索技術(shù)的發(fā)展,將來也會采用其他技術(shù)方法對內(nèi)容數(shù)據(jù)進行有效管理。對于由電子文件歸檔形成的電子檔案,其內(nèi)容數(shù)據(jù)還應(yīng)與其元數(shù)據(jù)建立持久有效的聯(lián)系,防止非法修改,采取技術(shù)措施,確保其可靠和可用。

數(shù)字檔案資源庫建設(shè)應(yīng)遵循以下標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范:

(1) GB/T20163-2006中國檔案機讀目錄格式;

(2) DA/T134994檔號編制規(guī)則。

 5.保障體系建設(shè)

 安全保障體系建設(shè)是數(shù)字檔案館建設(shè)的基礎(chǔ)工作,數(shù)字檔案館的安全包括數(shù)字檔案數(shù)據(jù)的安全和信息系統(tǒng)及其網(wǎng)絡(luò)平臺的安全。數(shù)據(jù)安全就是要保證數(shù)字檔案信息的可靠、可用、不泄密、不被非法更改等,系統(tǒng)及其網(wǎng)絡(luò)平臺安全就是要保持系統(tǒng)軟硬件的穩(wěn)定性、可靠性、可控性。

  安全保障體系建設(shè)主要通過兩方面途徑實現(xiàn)。一是按照信息安全等級保護的要求,采用相應(yīng)安全保障技術(shù)方法,配備必要的軟硬件設(shè)施。數(shù)宇檔案館系統(tǒng)一般要求達(dá)到二級(系統(tǒng)審計保護級)以上安全保護標(biāo)準(zhǔn)。數(shù)字檔案館系統(tǒng)集成商應(yīng)具備相應(yīng)的保密資質(zhì),并嚴(yán)格按照有關(guān)安全保密規(guī)范要求進行項目設(shè)計、系統(tǒng)開發(fā)和項目施工。建設(shè)、監(jiān)理單位應(yīng)當(dāng)加強項目建設(shè)過程中的檔案信息安全保密工作。二是建立健全數(shù)字檔案館安全管理制度,并嚴(yán)格遵照實施。數(shù)字檔案館系統(tǒng)安全隱患包括數(shù)據(jù)竊聽、電磁泄漏、電力中斷、載體損壞、自然災(zāi)害、非法訪問、計算機病毒、黑客攻擊、系統(tǒng)超負(fù)載、假冒身份、權(quán)限擴散、數(shù)據(jù)篡改、操作失誤等,應(yīng)當(dāng)采取相應(yīng)的技術(shù)措施和管理手段應(yīng)對這些安全隱患。應(yīng)當(dāng)高度重視數(shù)字化加工、電子文件接收等過程中的安全保密管理工作。同時應(yīng)當(dāng)制訂應(yīng)急預(yù)案,完善災(zāi)難恢復(fù)機制,提高應(yīng)急處置能力。

應(yīng)當(dāng)遵循的有關(guān)信息安全規(guī)范:

   (1) GB17859-1999信息安全技術(shù)計算機信息系統(tǒng)安全保護等級劃分準(zhǔn)則;

(2)GB/T24363-2009信息安全技術(shù)信息安全應(yīng)急響應(yīng)計劃規(guī)范;

(3) GB/Z243 64-2009 信息安全技術(shù)信息安全風(fēng)險管理指南;

   (4)GA/T671-2006終端計算機系統(tǒng)安全等級技術(shù)要求。

5.2標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)

嚴(yán)格遵照信息化和檔案管理方面的法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)是實現(xiàn)數(shù)字檔案館各項功能的必要前提。數(shù)字檔案館建設(shè)要嚴(yán)格遵守國家及行業(yè)相關(guān)規(guī)章制度和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。

各地在建設(shè)數(shù)字檔案館過程中,具體技術(shù)應(yīng)用或工作流程如果尚無相關(guān)上位標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范,可以向國家檔案行政管理部門提出相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范制修訂建議,或根據(jù)本地區(qū)實際情況制訂相關(guān)地方標(biāo)準(zhǔn)或企業(yè)標(biāo)準(zhǔn),并積極上報有關(guān)部門,上升為行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或國家標(biāo)準(zhǔn)。

 

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